엑셀 정렬 방법 가나다순부터 다중 기준까지

주문 내역이나 고객 명단이 입력한 순서대로 쌓여 있으면 특정 거래처의 기록을 찾거나 가장 큰 거래를 확인하기 어렵습니다. 같은 이름이 흩어져 있어 중복 입력을 발견하기도 힘듭니다.

정렬을 하면 같은 값끼리 모이고, 숫자는 크기 순으로 줄을 섭니다. 이 글에서는 단추 한 번으로 하는 빠른 정렬, 여러 기준을 겹치는 다중 정렬, 1월·2월·3월처럼 정해진 순서로 나열하는 사용자 지정 정렬을 차례로 설명합니다.

정렬하기 전에 확인할 것

정렬은 행 전체를 움직이는 작업이라, 표 구조가 흐트러져 있으면 결과도 틀어집니다. 시작 전에 다음 세 가지를 확인합니다.

1. 중간에 빈 행이나 빈 열이 없는지 봅니다. 엑셀은 빈 줄을 표의 끝으로 인식해서, 빈 행 아래쪽 데이터는 정렬에서 빠질 수 있습니다.
2. 첫 행이 머리글(제목 행)인지 확인합니다. 머리글이 있어야 제목이 데이터 사이로 섞여 들어가지 않습니다.
3. 병합된 셀이 없는지 확인합니다. 크기가 다른 병합 셀이 있으면 정렬이 실행되지 않습니다.

예시로 쓸 표는 B열부터 E열까지 품목(Item), 거래처(Customer), 월(Month), 매출(Sales)이 1~3월 순서 없이 섞여 있는 주문 목록입니다.

빠른 정렬: 오름차순·내림차순 단추

1. 정렬 기준으로 삼을 열에서 셀 하나를 클릭합니다. 거래처 순으로 정렬하려면 C열의 아무 셀이나 선택합니다.
2. 데이터 탭 > 정렬 및 필터 그룹으로 갑니다.
3. 작은 아이콘 중 위쪽의 오름차순 정렬(A→Z) 또는 아래쪽의 내림차순 정렬(Z→A)을 누릅니다.

글자는 오름차순이면 가나다·ABC 순, 숫자는 작은 수부터 큰 수 순으로 정렬됩니다. 같은 방법으로 매출 열의 셀을 선택하고 내림차순을 누르면 가장 큰 주문이 맨 위로 올라옵니다. 날짜는 오름차순일 때 오래된 날짜가 위로 옵니다. 빈 셀은 오름차순이든 내림차순이든 맨 아래로 갑니다.

같은 단추는 홈 탭 > 편집 그룹 > 정렬 및 필터 메뉴에도 있습니다.

여러 기준으로 정렬하기

"거래처 가나다순으로 묶은 다음, 같은 거래처 안에서는 매출이 큰 주문부터" 보고 싶다면 기준이 두 개 필요합니다. 이때는 정렬 대화상자를 씁니다.

1. 표 안의 셀을 하나 클릭하고 Ctrl+A를 눌러 표 전체가 선택됐는지 확인합니다.
2. 데이터 탭 > 큰 정렬 아이콘을 누릅니다.
3. 오른쪽 위 내 데이터에 머리글 표시(My data has headers)가 체크돼 있는지 봅니다.
4. 첫 줄 정렬 기준에서 열은 Customer, 정렬은 오름차순으로 둡니다.
5. 기준 추가(Add Level)를 눌러 다음 기준(Then by) 줄을 만듭니다.
6. 둘째 줄에서 열은 Sales, 정렬은 내림차순(Largest to Smallest)을 고르고 확인을 누릅니다.

대화상자의 각 칸은 다음 뜻입니다.

항목	뜻	예시
열(Column)	어느 열 값을 기준으로 줄 세울지	Customer
정렬 기준(Sort On)	셀의 무엇을 볼지. 보통 셀 값이고, 셀 색·글꼴 색·조건부 서식 아이콘도 고를 수 있습니다	셀 값(Values)
정렬(Order)	순서 방향. 글자 열과 숫자 열에 따라 표시되는 선택지 이름이 다릅니다	오름차순(A to Z)

기준은 위에 있는 줄이 먼저 적용됩니다. 순서를 바꾸려면 줄을 선택하고 위·아래 화살표 단추를 누릅니다. 필요 없는 줄은 기준 삭제(Delete Level)로 지웁니다.

사용자 지정 목록으로 원하는 순서 만들기

월 이름을 글자로 입력한 열을 오름차순으로 정렬하면 달력 순서가 아니라 글자 순서로 나열됩니다. 영문이면 February, January, March 순이 되고, 한국어로 "1월, 2월, … 12월"을 입력했다면 "10월, 11월, 12월, 1월, 2월…"처럼 두 자리 월이 앞에 끼어듭니다. 직급(사원·대리·과장·부장)이나 지역처럼 업무상 정해진 순서가 있는 값도 마찬가지입니다.

1. 표를 선택하고 데이터 탭 > 정렬을 엽니다.
2. 열은 Month를 고르고, 정렬 칸에서 사용자 지정 목록(Custom List)을 고릅니다.
3. 왼쪽 목록에서 새 목록(NEW LIST)을 선택하고, 오른쪽 목록 항목(List entries)에 원하는 순서대로 한 줄에 하나씩 입력합니다.
4. 추가(Add)를 누른 뒤 확인, 정렬 대화상자에서 다시 확인을 누릅니다.

사용자 지정 목록 창에는 요일·월 같은 기본 목록도 들어 있어 직접 입력하지 않고 골라 써도 됩니다. 한 번 추가한 목록은 저장돼 다음 정렬에서도 다시 고를 수 있으며, 채우기 핸들로 끌 때도 같은 순서가 이어집니다. 목록 구성은 엑셀 버전과 언어에 따라 조금씩 다를 수 있습니다.

구글 스프레드시트에서는

구글 스프레드시트도 범위를 선택하고 데이터 메뉴 > 범위 정렬(Sort range)에서 머리글 포함 여부를 지정한 뒤, 정렬 기준 열을 여러 개 추가할 수 있습니다. 다만 엑셀의 사용자 지정 목록 같은 기능은 없습니다. 원하는 순서가 있다면 옆에 1, 2, 3 같은 순번 열을 만들어 그 열로 정렬하는 방법을 씁니다. 이 방법은 엑셀에서도 똑같이 통합니다.

자주 묻는 질문

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